0765562555

Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Mời ban tìm hiểu thêm nội dung bài viết HD Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chi tiết 2022 được update : 2021-09-08 17:20:19

3505

Xin chàoVào ngày 05/03/2020, Thủ tướng nhà nước đã cho phát hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác thao tác thư văn. Văn bản pháp lý này, sẽ chính thức thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và sẽ có được hiệu lực hiện hành bắt nguồn từ thời điểm ngày được phát hành. Sau đây, chúng tôi xin mời toàn bộ những ban cùng tìm hiểu thêm nội dung của nghị định này.

CHÍNH PHỦ——-

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc —————

Số: 30/2020/NĐ-CP

Tp Hà Nội Thủ Đô, ngày 05 tháng 3 năm 2020

NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Căn cứ Luật Tổ chức nhà nước ngày 19 tháng 6 năm năm ngoái;

Theo đề xuất kiến nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

nhà nước phát hành Nghị định về công tác thao tác văn thư.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi kiểm soát và điều chỉnh

Nghị định này quy định về công tác thao tác văn thư và quản trị và vận hành nhà nước về công tác thao tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này gồm có: Soạn thảo, ký phát hành văn bản; quản trị và vận hành văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản trị và vận hành và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác thao tác văn thư.

Điều 2. Đối tượng vận dụng

1. Nghị định này vận dụng riêng với cơ quan, tổ chức triển khai nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau này gọi chung là cơ quan, tổ chức triển khai).

2. Tổ chức chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp vị trí căn cứ quy định của Nghị định này và những quy định của Đảng, của pháp lý có tương quan để vận dụng cho thích hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ sau này được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn từ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của những cty, tổ chức triển khai và được trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quy trình thực thi hoạt động và sinh hoạt giải trí trình độ, trách nhiệm của một ngành, nghành do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan quản trị và vận hành ngành, nghành quy định.

3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quy trình chỉ huy, điều hành quản lý, xử lý và xử lý việc làm của những cty, tổ chức triển khai.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. “Văn bản đi” là toàn bộ nhiều chủng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành.

6. “Văn bản đến” là toàn bộ nhiều chủng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai nhận được từ cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên khác gửi đến.

7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện đi lại điện tử hình thành trong quy trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai.

8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn hảo nhất về nội dung, thể thức văn bản, được người dân có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn hảo nhất về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người dân có thẩm quyền.

10. “Bản sao y” là bản sao khá đầy đủ, đúng chuẩn nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. “Bản sao lục” là bản sao khá đầy đủ, đúng chuẩn nội dung của bản sao y, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. “Bản trích sao” là bản sao đúng chuẩn phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có khối mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức triển khai.

14. “Hồ sơ” là tập hợp những văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một yếu tố, một đối tượng người dùng rõ ràng hoặc có điểm lưu ý chung, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc phạm vi, hiệu suất cao, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên.

15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

16. “Hệ thống quản trị và vận hành tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với hiệu suất cao chính để thực thi việc tin học hóa công tác thao tác soạn thảo, phát hành văn bản; quản trị và vận hành văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường tự nhiên vạn vật thiên nhiên mạng (sau này gọi chung là Hệ thống).

17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực thi một số trong những trách nhiệm công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai.

Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản trị và vận hành công tác thao tác văn thư

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực thi thống nhất theo quy định của pháp lý.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo quy định của pháp lý: Đối với văn bản quy phạm pháp lý được thực thi theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp lý; riêng với văn bản chuyên ngành do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan quản trị và vận hành ngành, nghành vị trí căn cứ Nghị định này để quy định cho thích hợp; riêng với văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Chương II Nghị định này.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị và vận hành triệu tập tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, Đk, trừ những loại văn bản được Đk riêng theo quy định của pháp lý.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được Đk, phát hành hoặc chuyển giao trong thời gian ngày, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến có những mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau này gọi chung là văn bản khẩn) phải được Đk, trình và chuyển giao ngay sau khoản thời hạn nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, update trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao xử lý và xử lý, theo dõi việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm lập hồ sơ về việc làm được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị và vận hành, sử dụng theo quy định của pháp lý.

g) Hệ thống phải phục vụ những quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai theo quy định của pháp lý có mức giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải phục vụ đủ những quy định của pháp lý.

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên riêng với công tác thao tác văn thư

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ huy thực thi đúng quy định về công tác thao tác văn thư; chỉ huy việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến và phát triển vào công tác thao tác văn thư.

2. Cá nhân trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm có tương quan đến công tác thao tác văn thư phải thực thi đúng quy định tại Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan.

3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Đăng ký, thực thi thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, Đk văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ Đk văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai; nhiều chủng loại con dấu khác theo quy định.

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 7. Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm nhiều chủng loại văn bản sau: Nghị quyết (riêng không liên quan gì đến nhau), quyết định hành động (riêng không liên quan gì đến nhau), thông tư, quy định, quy định, thông cáo, thông tin, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án công trình bất Động sản, văn bản báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận hợp tác, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy trình làng, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính vận dụng riêng với toàn bộ nhiều chủng loại văn bản và những thành phần tương hỗ update trong những trường hợp rõ ràng hoặc riêng với một số trong những loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính gồm có những thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời hạn phát hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người dân có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài những thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản trọn vẹn có thể tương hỗ update những thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại cảm ứng; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 9. Kỹ thuật trình diễn văn bản

Kỹ thuật trình diễn văn bản gồm có: Khổ giấy, kiểu trình diễn, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình diễn những thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai hoặc người dân có thẩm quyền giao cho cty hoặc thành viên chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc thành viên được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực thi những việc làm: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; tích lũy, xử lý thông tin có tương quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn.

Đối với văn bản điện tử, thành viên được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản ngoài việc thực thi những nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và update những thông tin thiết yếu.

3. Trường hợp cần sửa đổi, tương hỗ update bản thảo văn bản, người dân có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo cty chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho thành viên được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản phụ trách trước người đứng đầu cty và trước pháp lý về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, trách nhiệm được giao.

Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người dân có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa thay thế, tương hỗ update thì phải trình người dân có thẩm quyền ký xem xét, quyết định hành động.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước lúc ký phát hành

1. Người đứng đầu cty soạn thảo văn bản phải kiểm tra và phụ trách trước người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về nội dung văn bản.

2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản phải kiểm tra và phụ trách trước người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản.

Điều 13. Ký phát hành văn bản

1. Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách thủ trưởng

Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành; trọn vẹn có thể giao cấp phó ký thay những văn bản thuộc nghành được phân công phụ trách và một số trong những văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành quản lý thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách tập thể

Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai thay mặt tập thể lãnh đạo ký những văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai, cấp phó của người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai được thay mặt tập thể, ký thay người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc nghành được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp. đặc biệt quan trọng, người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trọn vẹn có thể ủy quyền cho những người dân đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai, cty thuộc cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai của tớ ký thừa ủy quyền một số trong những văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực thi bằng văn bản, số lượng giới hạn thời hạn và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho những người dân khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực thi theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức triển khai ủy quyền.

4. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trọn vẹn có thể giao người đứng đầu cty thuộc cơ quan, tổ chức triển khai ký thừa lệnh một số trong những loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định rõ ràng trong quy định thao tác hoặc quy định công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai.

5. Người ký văn bản phải phụ trách trước pháp lý về văn bản do mình ký phát hành. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai phải phụ trách trước pháp lý về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng nhiều chủng loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người dân có thẩm quyền thực thi ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 14. Trình tự quản trị và vận hành văn bản đi

1. Cấp số, thời hạn phát hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức triển khai, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (riêng với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức triển khai (riêng với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 15. Cấp số, thời hạn phát hành văn bản

1. Số và thời hạn phát hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời hạn phát hành văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai trong năm (khởi đầu liên tục từ số 01 vào trong ngày thứ nhất tháng 01 và kết thúc vào trong ngày 31 tháng 12 thường niên), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp lý: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp lý được cấp khối mạng lưới hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan quản trị và vận hành ngành, nghành quy định.

c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai quy định.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi sau khoản thời hạn có chữ ký của người dân có thẩm quyền, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo. Văn bản mật được cấp khối mạng lưới hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi bằng hiệu suất cao của Hệ thống.

Điều 16. Đăng ký văn bản đi

1. Việc Đk văn bản bảo vệ khá đầy đủ, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được Đk bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan Đk văn bản vào Sổ Đk văn bản đi. Mẫu Sổ Đk văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được Đk bằng Hệ thống phải được in ra giấy khá đầy đủ những trường thông tin theo mẫu Sổ Đk văn bản đi, đóng sổ để quản trị và vận hành.

3. Văn bản mật được Đk theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn riêng với văn bản giấy

a) Văn bản đi được nhân bản theo như đúng số lượng được xác lập ở phần nơi nhận của văn bản.

b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

2. Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai riêng với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành xong thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong thời gian ngày văn bản này được ký, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khoản thời hạn ký văn bản.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo vệ bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời hạn và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương tự. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình diễn, thủ tục phát hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận được.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị tịch thu trên Hệ thống, đồng thời thông tin qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người dân có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực thi in văn bản đã được ký số của người dân có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực thi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này.

Điều 19. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khoản thời hạn phát hành, sắp xếp theo thứ tự Đk.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ việc làm.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản.

b) Cơ quan, tổ chức triển khai có Hệ thống phục vụ theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, tổ chức triển khai có Hệ thống chưa phục vụ theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ việc làm.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 20. Trình tự quản trị và vận hành văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý và xử lý văn bản đến.

Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; so sánh số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường, Văn thư cơ quan báo ngay người dân có trách nhiệm xử lý và xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản.

b) Tất cả văn bản giấy đến (gồm có cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức triển khai thuộc diện Đk tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh thành viên hoặc tổ chức triển khai đoàn thể trong cơ quan, tổ chức triển khai thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh thành viên, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của cơ quan, tổ chức triển khai thì thành viên nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để Đk.

c) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực thi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực thi tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không phục vụ những quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức triển khai nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người dân có trách nhiệm xử lý và xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản.

c) Cơ quan, tổ chức triển khai nhận văn bản có trách nhiệm thông tin ngay trong thời gian ngày cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi về việc đã nhận được văn bản bằng hiệu suất cao của Hệ thống.

Điều 22. Đăng ký văn bản đến

1. Việc Đk văn bản đến phải bảo vệ khá đầy đủ, rõ ràng, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu theo mẫu Sổ Đk văn bản đến hoặc theo thông tin nguồn vào của tài liệu quản trị và vận hành văn bản đến. Những văn bản đến không được Đk tại Văn thư cơ quan thì cty, thành viên không còn trách nhiệm xử lý và xử lý, trừ những loại văn bản đến được Đk riêng theo quy định của pháp lý.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tục theo thứ tự và trình tự thời hạn tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được Đk bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan Đk văn bản vào Sổ Đk văn bản đến. Mẫu Sổ Đk văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và Đk vào Hệ thống. Trường hợp thiết yếu, Văn thư cơ quan thực thi số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Văn thư cơ quan update vào Hệ thống những trường thông tin nguồn vào của tài liệu quản trị và vận hành văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này. Văn bản đến được Đk vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ những trường thông tin theo mẫu Sổ Đk văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản trị và vận hành.

4. Văn bản mật được Đk theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong thời gian ngày, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo đến người dân có thẩm quyền chỉ huy xử lý và xử lý và chuyển giao cho cty hoặc thành viên được giao xử lý. Trường hợp đã xác lập rõ cty hoặc thành viên được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến cty, thành viên xử lý theo quy định công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai. Văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khoản thời hạn nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ đúng chuẩn và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy định thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai; hiệu suất cao, trách nhiệm và kế hoạch công tác thao tác được giao cho cty, thành viên, người dân có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý. Đối với văn bản tương quan đến nhiều cty hoặc thành viên thì xác lập rõ cty hoặc thành viên chủ trì, phối hợp và thời hạn xử lý và xử lý.

3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu xử lý và xử lý văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý của người dân có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để Đk tương hỗ update thông tin, chuyển cho cty hoặc thành viên được giao xử lý và xử lý. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho cty, thành viên phải ký nhận văn bản.

4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người dân có thẩm quyền chỉ huy xử lý và xử lý trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý văn bản đến trên Hệ thống và update vào Hệ thống những thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ huy, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn xử lý và xử lý; chuyển văn bản cho cty hoặc thành viên được giao xử lý và xử lý. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực thi trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến cty hoặc thành viên được người dân có thẩm quyền giao chủ trì xử lý và xử lý.

Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý và xử lý văn bản đến

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm chỉ huy xử lý và xử lý kịp thời văn bản đến và giao người dân có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý và xử lý văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, cty hoặc thành viên có trách nhiệm nghiên cứu và phân tích, xử lý và xử lý văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy định thao tác của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được xử lý và xử lý ngay.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực thi bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực thi bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực thi bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực thi bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực thi bằng việc tạo lập lại khá đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình diễn bản sao y, sao lục, trích sao được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực thi theo như đúng quy định tại Nghị định này còn có mức giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, văn bản do những cty, tổ chức triển khai khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký những bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực thi theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai phê duyệt, được phát hành vào thời điểm đầu xuân mới và gửi những cty, thành viên tương quan làm vị trí căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực thi theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này.

Điều 29. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Phản ánh đúng hiệu suất cao, trách nhiệm của cty, cơ quan, tổ chức triển khai.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của yếu tố việc hoặc trình tự xử lý và xử lý việc làm.

2. Mở hồ sơ

a) Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý và xử lý việc làm có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác thao tác.

b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã phát hành.

c) Trường hợp những hồ sơ không còn trong Danh mục hồ sơ, thành viên được giao trách nhiệm xử lý và xử lý việc làm tự xác lập những thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn khởi đầu.

3. Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao trách nhiệm có trách nhiệm tích lũy, update toàn bộ văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, giải quyết việc làm vào hồ sơ đã mở, gồm có tài năng liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo vệ sự toàn vẹn, khá đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

4. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý và xử lý xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại thoát khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ; sửa đổi tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho thích hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực thi đánh số tờ riêng với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản riêng với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc riêng với toàn bộ hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm update vào Hệ thống những thông tin không đủ. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực thi bằng hiệu suất cao của Hệ thống.

Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực thi theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng Tính từ lúc ngày khu công trình xây dựng được quyết toán.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm Tính từ lúc ngày việc làm kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, thành viên nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý và xử lý việc làm và lập hồ sơ thực thi nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; link đúng chuẩn tài liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chính sách quản trị và vận hành hồ sơ tàng trữ điện tử trên Hệ thống.

Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trong phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của tớ có trách nhiệm quản trị và vận hành văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai; chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính

a) Tham mưu cho những người dân đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan riêng với cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới.

b) Tổ chức thực thi việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai.

3. Trách nhiệm của cty và thành viên trong cơ quan, tổ chức triển khai

a) Người đứng đầu cty trong cơ quan, tổ chức triển khai phụ trách trước người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai về việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của cty vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm, mỗi thành viên phải lập hồ sơ về việc làm và phụ trách về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo vệ yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước lúc nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Đơn vị và thành viên trong cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

d) Trường hợp cty hoặc thành viên có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã tới hạn nộp lưu để phục vụ việc làm thì phải được người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của cty, thành viên không thật 02 năm Tính từ lúc ngày đến hạn nộp lưu.

đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức triển khai trước lúc nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác thao tác, đi học tập dài ngày phải chuyển giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình công tác thao tác cho cty, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức triển khai.

Chương V

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản trị và vận hành, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản bảo vệ an toàn và uy tín, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai tại trụ sở cơ quan, tổ chức triển khai.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai cho những người dân khác khi được phép bằng văn bản của người dân có thẩm quyền. Việc chuyển giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức triển khai vào văn bản đã có chữ ký của người dân có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai trực tiếp thực thi.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự dữ gìn và bảo vệ bảo vệ an toàn và uy tín thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu red color theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào lúc chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai được sử dụng để ký số những văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức phát hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 34. Nội dung quản trị và vận hành nhà nước về công tác thao tác văn thư

1. Xây dựng, phát hành và chỉ huy, hướng dẫn thực thi những văn bản quy phạm pháp lý về công tác thao tác văn thư.

2. Quản lý thống nhất về trách nhiệm công tác thao tác văn thư.

3. Quản lý nghiên cứu và phân tích khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến và phát triển trong công tác thao tác văn thư.

4. Quản lý đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng người làm công tác thao tác văn thư; quản trị và vận hành công tác thao tác thi đua, khen thưởng trong công tác thao tác văn thư.

5. Thanh tra, kiểm tra, xử lý và xử lý khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lý về công tác thao tác văn thư.

6. Hợp tác quốc tế trong công tác thao tác văn thư.

7. Sơ kết, tổng kết công tác thao tác văn thư.

Điều 35. Trách nhiệm quản trị và vận hành công tác thao tác văn thư

1. Bộ Nội vụ phụ trách trước nhà nước thực thi quản trị và vận hành nhà nước về công tác thao tác văn thư.

2. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc nhà nước, Ủy ban nhân dân những cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của tớ có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp lý, phát hành và hướng dẫn thực thi những quy định về công tác thao tác văn thư.

b) Kiểm tra việc thực thi những quy định về công tác thao tác văn thư riêng với những cty, tổ chức triển khai thuộc phạm vi quản trị và vận hành; xử lý và xử lý khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lý về công tác thao tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ huy việc nghiên cứu và phân tích, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến và phát triển trong công tác thao tác văn thư.

d) Bố trí kinh phí góp vốn đầu tư để tân tiến hóa phương tiện đi lại, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác thao tác văn thư, quản trị và vận hành và vận hành hiệu suất cao Hệ thống quản trị và vận hành tài liệu điện tử.

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích s quy hoạnh, phương tiện đi lại thao tác phù hợp., bảo vệ giữ gìn bí mật nhà nước, dữ gìn và bảo vệ bảo vệ an toàn và uy tín con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai.

e) Tổ chức đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng người làm công tác thao tác văn thư; quản trị và vận hành công tác thao tác thi đua, khen thưởng trong công tác thao tác văn thư.

g) Sơ kết, tổng kết về công tác thao tác văn thư trong phạm vi ngành, nghành và địa phương.

Điều 36. Kinh phí cho công tác thao tác văn thư

1. Các cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm sắp xếp kinh phí góp vốn đầu tư cho công tác thao tác văn thư trong dự trù ngân sách nhà nước thường niên. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc sắp xếp kinh phí góp vốn đầu tư được thực thi theo quy định hiện hành.

2. Kinh phí cho công tác thao tác văn thư được sử dụng vào những việc làm

a) Mua sắm, tăng cấp khối mạng lưới hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu tốn phục vụ công tác thao tác văn thư.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ tiên tiến và phát triển trong công tác thao tác văn thư.

d) Các hoạt động và sinh hoạt giải trí khác phục vụ công tác thao tác văn thư.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 37. Hiệu lực thi hành

Nghị định này còn có hiệu lực hiện hành thi hành Tính từ lúc ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng bốn năm 2004 của nhà nước về công tác thao tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng 02 năm 2010 của nhà nước sửa đổi, tương hỗ update một số trong những điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng bốn năm 2004 của nhà nước về công tác thao tác văn thư hết hiệu lực hiện hành từ thời điểm ngày Nghị định này còn có hiệu lực hiện hành pháp lý.

Điều 38. Trách nhiệm thi hành

1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm triển khai thực thi và kiểm tra việc thi hành Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc nhà nước, quản trị Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW, người đứng đầu những doanh nghiệp nhà nước và những tổ chức triển khai, thành viên có tương quan phụ trách thi hành Nghị định này./.

Nơi nhận:– Ban Bí thư Trung ương Đảng;– Thủ tướng, những Phó Thủ tướng nhà nước;– Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc nhà nước;– HĐND, UBND những tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;– Văn phòng Trung ương và những Ban của Đảng;– Văn phòng Tổng Bí thư;– Văn phòng quản trị nước;– Hội đồng Dân tộc và những UB của Quốc hội;– Văn phòng Quốc hội;– Viện kiểm sát nhân dân tối cao;– Tòa án nhân dân tối cao;– Kiểm toán Nhà nước;– Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia;– Ngân hàng Chính sách xã hội;– Ngân hàng Phát triển Việt Nam;– Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;– Cơ quan Trung ương của những đoàn thể;– Các tập đoàn lớn lớn kinh tế, tổng công ty nhà nước;– Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;– VPCP: BTCN, những PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, những Vụ, Cục, cty trực thuộc, Công báo;– Lưu: VT, HC (2).

TM. CHÍNH PHỦTHỦ TƯỚNGNguyễn Xuân Phúc

……………………

Mời những ban cùng tìm hiểu thêm nội dung rõ ràng của tài liệu tại file sau này!

Vào ngày 05/03/2020, Thủ tướng nhà nước đã cho phát hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác thao tác thư văn. Văn bản pháp lý này, sẽ chính thức thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và sẽ có được hiệu lực hiện hành bắt nguồn từ thời điểm ngày được phát hành. Sau đây, chúng tôi xin mời toàn bộ những ban cùng tìm hiểu thêm nội dung của nghị định này.

CHÍNH PHỦ——-

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc —————

Số: 30/2020/NĐ-CP

Tp Hà Nội Thủ Đô, ngày 05 tháng 3 năm 2020

NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Căn cứ Luật Tổ chức nhà nước ngày 19 tháng 6 năm năm ngoái;

Theo đề xuất kiến nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

nhà nước phát hành Nghị định về công tác thao tác văn thư.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi kiểm soát và điều chỉnh

Nghị định này quy định về công tác thao tác văn thư và quản trị và vận hành nhà nước về công tác thao tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này gồm có: Soạn thảo, ký phát hành văn bản; quản trị và vận hành văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản trị và vận hành và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác thao tác văn thư.

Điều 2. Đối tượng vận dụng

1. Nghị định này vận dụng riêng với cơ quan, tổ chức triển khai nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau này gọi chung là cơ quan, tổ chức triển khai).

2. Tổ chức chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp vị trí căn cứ quy định của Nghị định này và những quy định của Đảng, của pháp lý có tương quan để vận dụng cho thích hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ sau này được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn từ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của những cty, tổ chức triển khai và được trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quy trình thực thi hoạt động và sinh hoạt giải trí trình độ, trách nhiệm của một ngành, nghành do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan quản trị và vận hành ngành, nghành quy định.

3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quy trình chỉ huy, điều hành quản lý, xử lý và xử lý việc làm của những cty, tổ chức triển khai.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. “Văn bản đi” là toàn bộ nhiều chủng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành.

6. “Văn bản đến” là toàn bộ nhiều chủng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai nhận được từ cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên khác gửi đến.

7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện đi lại điện tử hình thành trong quy trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai.

8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn hảo nhất về nội dung, thể thức văn bản, được người dân có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn hảo nhất về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người dân có thẩm quyền.

10. “Bản sao y” là bản sao khá đầy đủ, đúng chuẩn nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. “Bản sao lục” là bản sao khá đầy đủ, đúng chuẩn nội dung của bản sao y, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. “Bản trích sao” là bản sao đúng chuẩn phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có khối mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức triển khai.

14. “Hồ sơ” là tập hợp những văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một yếu tố, một đối tượng người dùng rõ ràng hoặc có điểm lưu ý chung, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc phạm vi, hiệu suất cao, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên.

15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

16. “Hệ thống quản trị và vận hành tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với hiệu suất cao chính để thực thi việc tin học hóa công tác thao tác soạn thảo, phát hành văn bản; quản trị và vận hành văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường tự nhiên vạn vật thiên nhiên mạng (sau này gọi chung là Hệ thống).

17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực thi một số trong những trách nhiệm công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai.

Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản trị và vận hành công tác thao tác văn thư

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực thi thống nhất theo quy định của pháp lý.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo quy định của pháp lý: Đối với văn bản quy phạm pháp lý được thực thi theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp lý; riêng với văn bản chuyên ngành do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan quản trị và vận hành ngành, nghành vị trí căn cứ Nghị định này để quy định cho thích hợp; riêng với văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Chương II Nghị định này.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị và vận hành triệu tập tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, Đk, trừ những loại văn bản được Đk riêng theo quy định của pháp lý.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được Đk, phát hành hoặc chuyển giao trong thời gian ngày, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến có những mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau này gọi chung là văn bản khẩn) phải được Đk, trình và chuyển giao ngay sau khoản thời hạn nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, update trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao xử lý và xử lý, theo dõi việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm lập hồ sơ về việc làm được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị và vận hành, sử dụng theo quy định của pháp lý.

g) Hệ thống phải phục vụ những quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai theo quy định của pháp lý có mức giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải phục vụ đủ những quy định của pháp lý.

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên riêng với công tác thao tác văn thư

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ huy thực thi đúng quy định về công tác thao tác văn thư; chỉ huy việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến và phát triển vào công tác thao tác văn thư.

2. Cá nhân trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm có tương quan đến công tác thao tác văn thư phải thực thi đúng quy định tại Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan.

3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Đăng ký, thực thi thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, Đk văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ Đk văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai; nhiều chủng loại con dấu khác theo quy định.

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 7. Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm nhiều chủng loại văn bản sau: Nghị quyết (riêng không liên quan gì đến nhau), quyết định hành động (riêng không liên quan gì đến nhau), thông tư, quy định, quy định, thông cáo, thông tin, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án công trình bất Động sản, văn bản báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận hợp tác, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy trình làng, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính vận dụng riêng với toàn bộ nhiều chủng loại văn bản và những thành phần tương hỗ update trong những trường hợp rõ ràng hoặc riêng với một số trong những loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính gồm có những thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời hạn phát hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người dân có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài những thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản trọn vẹn có thể tương hỗ update những thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại cảm ứng; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 9. Kỹ thuật trình diễn văn bản

Kỹ thuật trình diễn văn bản gồm có: Khổ giấy, kiểu trình diễn, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình diễn những thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực thi theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai hoặc người dân có thẩm quyền giao cho cty hoặc thành viên chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc thành viên được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực thi những việc làm: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; tích lũy, xử lý thông tin có tương quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn.

Đối với văn bản điện tử, thành viên được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản ngoài việc thực thi những nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và update những thông tin thiết yếu.

3. Trường hợp cần sửa đổi, tương hỗ update bản thảo văn bản, người dân có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo cty chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho thành viên được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản phụ trách trước người đứng đầu cty và trước pháp lý về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, trách nhiệm được giao.

Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người dân có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa thay thế, tương hỗ update thì phải trình người dân có thẩm quyền ký xem xét, quyết định hành động.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước lúc ký phát hành

1. Người đứng đầu cty soạn thảo văn bản phải kiểm tra và phụ trách trước người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về nội dung văn bản.

2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản phải kiểm tra và phụ trách trước người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản.

Điều 13. Ký phát hành văn bản

1. Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách thủ trưởng

Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành; trọn vẹn có thể giao cấp phó ký thay những văn bản thuộc nghành được phân công phụ trách và một số trong những văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành quản lý thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách tập thể

Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai thay mặt tập thể lãnh đạo ký những văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai, cấp phó của người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai được thay mặt tập thể, ký thay người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc nghành được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp. đặc biệt quan trọng, người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trọn vẹn có thể ủy quyền cho những người dân đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai, cty thuộc cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai của tớ ký thừa ủy quyền một số trong những văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực thi bằng văn bản, số lượng giới hạn thời hạn và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho những người dân khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực thi theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức triển khai ủy quyền.

4. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trọn vẹn có thể giao người đứng đầu cty thuộc cơ quan, tổ chức triển khai ký thừa lệnh một số trong những loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định rõ ràng trong quy định thao tác hoặc quy định công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai.

5. Người ký văn bản phải phụ trách trước pháp lý về văn bản do mình ký phát hành. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai phải phụ trách trước pháp lý về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng nhiều chủng loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người dân có thẩm quyền thực thi ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 14. Trình tự quản trị và vận hành văn bản đi

1. Cấp số, thời hạn phát hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức triển khai, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (riêng với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức triển khai (riêng với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 15. Cấp số, thời hạn phát hành văn bản

1. Số và thời hạn phát hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời hạn phát hành văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai trong năm (khởi đầu liên tục từ số 01 vào trong ngày thứ nhất tháng 01 và kết thúc vào trong ngày 31 tháng 12 thường niên), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp lý: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp lý được cấp khối mạng lưới hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan quản trị và vận hành ngành, nghành quy định.

c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai quy định.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi sau khoản thời hạn có chữ ký của người dân có thẩm quyền, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo. Văn bản mật được cấp khối mạng lưới hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi bằng hiệu suất cao của Hệ thống.

Điều 16. Đăng ký văn bản đi

1. Việc Đk văn bản bảo vệ khá đầy đủ, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được Đk bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan Đk văn bản vào Sổ Đk văn bản đi. Mẫu Sổ Đk văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được Đk bằng Hệ thống phải được in ra giấy khá đầy đủ những trường thông tin theo mẫu Sổ Đk văn bản đi, đóng sổ để quản trị và vận hành.

3. Văn bản mật được Đk theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn riêng với văn bản giấy

a) Văn bản đi được nhân bản theo như đúng số lượng được xác lập ở phần nơi nhận của văn bản.

b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

2. Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai riêng với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành xong thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong thời gian ngày văn bản này được ký, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khoản thời hạn ký văn bản.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo vệ bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời hạn và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương tự. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình diễn, thủ tục phát hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận được.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị tịch thu trên Hệ thống, đồng thời thông tin qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người dân có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực thi in văn bản đã được ký số của người dân có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực thi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này.

Điều 19. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khoản thời hạn phát hành, sắp xếp theo thứ tự Đk.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ việc làm.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản.

b) Cơ quan, tổ chức triển khai có Hệ thống phục vụ theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, tổ chức triển khai có Hệ thống chưa phục vụ theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và những quy định của pháp lý có tương quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ việc làm.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 20. Trình tự quản trị và vận hành văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý và xử lý văn bản đến.

Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; so sánh số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường, Văn thư cơ quan báo ngay người dân có trách nhiệm xử lý và xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản.

b) Tất cả văn bản giấy đến (gồm có cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức triển khai thuộc diện Đk tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh thành viên hoặc tổ chức triển khai đoàn thể trong cơ quan, tổ chức triển khai thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh thành viên, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của cơ quan, tổ chức triển khai thì thành viên nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để Đk.

c) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực thi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực thi tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không phục vụ những quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức triển khai nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người dân có trách nhiệm xử lý và xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản.

c) Cơ quan, tổ chức triển khai nhận văn bản có trách nhiệm thông tin ngay trong thời gian ngày cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi về việc đã nhận được văn bản bằng hiệu suất cao của Hệ thống.

Điều 22. Đăng ký văn bản đến

1. Việc Đk văn bản đến phải bảo vệ khá đầy đủ, rõ ràng, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu theo mẫu Sổ Đk văn bản đến hoặc theo thông tin nguồn vào của tài liệu quản trị và vận hành văn bản đến. Những văn bản đến không được Đk tại Văn thư cơ quan thì cty, thành viên không còn trách nhiệm xử lý và xử lý, trừ những loại văn bản đến được Đk riêng theo quy định của pháp lý.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tục theo thứ tự và trình tự thời hạn tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được Đk bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan Đk văn bản vào Sổ Đk văn bản đến. Mẫu Sổ Đk văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và Đk vào Hệ thống. Trường hợp thiết yếu, Văn thư cơ quan thực thi số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Văn thư cơ quan update vào Hệ thống những trường thông tin nguồn vào của tài liệu quản trị và vận hành văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này. Văn bản đến được Đk vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ những trường thông tin theo mẫu Sổ Đk văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản trị và vận hành.

4. Văn bản mật được Đk theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong thời gian ngày, chậm nhất là trong thời gian ngày thao tác tiếp theo đến người dân có thẩm quyền chỉ huy xử lý và xử lý và chuyển giao cho cty hoặc thành viên được giao xử lý. Trường hợp đã xác lập rõ cty hoặc thành viên được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến cty, thành viên xử lý theo quy định công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai. Văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khoản thời hạn nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ đúng chuẩn và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy định thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai; hiệu suất cao, trách nhiệm và kế hoạch công tác thao tác được giao cho cty, thành viên, người dân có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý. Đối với văn bản tương quan đến nhiều cty hoặc thành viên thì xác lập rõ cty hoặc thành viên chủ trì, phối hợp và thời hạn xử lý và xử lý.

3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu xử lý và xử lý văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý của người dân có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để Đk tương hỗ update thông tin, chuyển cho cty hoặc thành viên được giao xử lý và xử lý. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho cty, thành viên phải ký nhận văn bản.

4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người dân có thẩm quyền chỉ huy xử lý và xử lý trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý và xử lý văn bản đến trên Hệ thống và update vào Hệ thống những thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ huy, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn xử lý và xử lý; chuyển văn bản cho cty hoặc thành viên được giao xử lý và xử lý. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực thi trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến cty hoặc thành viên được người dân có thẩm quyền giao chủ trì xử lý và xử lý.

Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý và xử lý văn bản đến

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm chỉ huy xử lý và xử lý kịp thời văn bản đến và giao người dân có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý và xử lý văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, cty hoặc thành viên có trách nhiệm nghiên cứu và phân tích, xử lý và xử lý văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy định thao tác của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được xử lý và xử lý ngay.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực thi bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực thi bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực thi bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực thi bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực thi bằng việc tạo lập lại khá đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình diễn bản sao y, sao lục, trích sao được thực thi theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực thi theo như đúng quy định tại Nghị định này còn có mức giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, văn bản do những cty, tổ chức triển khai khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký những bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực thi theo quy định của pháp lý về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai phê duyệt, được phát hành vào thời điểm đầu xuân mới và gửi những cty, thành viên tương quan làm vị trí căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực thi theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này.

Điều 29. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Phản ánh đúng hiệu suất cao, trách nhiệm của cty, cơ quan, tổ chức triển khai.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của yếu tố việc hoặc trình tự xử lý và xử lý việc làm.

2. Mở hồ sơ

a) Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý và xử lý việc làm có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác thao tác.

b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã phát hành.

c) Trường hợp những hồ sơ không còn trong Danh mục hồ sơ, thành viên được giao trách nhiệm xử lý và xử lý việc làm tự xác lập những thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn khởi đầu.

3. Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao trách nhiệm có trách nhiệm tích lũy, update toàn bộ văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, giải quyết việc làm vào hồ sơ đã mở, gồm có tài năng liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo vệ sự toàn vẹn, khá đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

4. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý và xử lý xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại thoát khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ; sửa đổi tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho thích hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực thi đánh số tờ riêng với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản riêng với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc riêng với toàn bộ hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm update vào Hệ thống những thông tin không đủ. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực thi bằng hiệu suất cao của Hệ thống.

Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực thi theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng Tính từ lúc ngày khu công trình xây dựng được quyết toán.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm Tính từ lúc ngày việc làm kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, thành viên nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý và xử lý việc làm và lập hồ sơ thực thi nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; link đúng chuẩn tài liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chính sách quản trị và vận hành hồ sơ tàng trữ điện tử trên Hệ thống.

Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trong phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của tớ có trách nhiệm quản trị và vận hành văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai; chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính

a) Tham mưu cho những người dân đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan riêng với cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới.

b) Tổ chức thực thi việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai.

3. Trách nhiệm của cty và thành viên trong cơ quan, tổ chức triển khai

a) Người đứng đầu cty trong cơ quan, tổ chức triển khai phụ trách trước người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai về việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của cty vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm, mỗi thành viên phải lập hồ sơ về việc làm và phụ trách về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo vệ yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước lúc nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Đơn vị và thành viên trong cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

d) Trường hợp cty hoặc thành viên có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã tới hạn nộp lưu để phục vụ việc làm thì phải được người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của cty, thành viên không thật 02 năm Tính từ lúc ngày đến hạn nộp lưu.

đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức triển khai trước lúc nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác thao tác, đi học tập dài ngày phải chuyển giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình công tác thao tác cho cty, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức triển khai.

Chương V

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản trị và vận hành, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản bảo vệ an toàn và uy tín, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai tại trụ sở cơ quan, tổ chức triển khai.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai cho những người dân khác khi được phép bằng văn bản của người dân có thẩm quyền. Việc chuyển giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức triển khai vào văn bản đã có chữ ký của người dân có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai trực tiếp thực thi.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự dữ gìn và bảo vệ bảo vệ an toàn và uy tín thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu red color theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào lúc chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai được sử dụng để ký số những văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức phát hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 34. Nội dung quản trị và vận hành nhà nước về công tác thao tác văn thư

1. Xây dựng, phát hành và chỉ huy, hướng dẫn thực thi những văn bản quy phạm pháp lý về công tác thao tác văn thư.

2. Quản lý thống nhất về trách nhiệm công tác thao tác văn thư.

3. Quản lý nghiên cứu và phân tích khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến và phát triển trong công tác thao tác văn thư.

4. Quản lý đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng người làm công tác thao tác văn thư; quản trị và vận hành công tác thao tác thi đua, khen thưởng trong công tác thao tác văn thư.

5. Thanh tra, kiểm tra, xử lý và xử lý khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lý về công tác thao tác văn thư.

6. Hợp tác quốc tế trong công tác thao tác văn thư.

7. Sơ kết, tổng kết công tác thao tác văn thư.

Điều 35. Trách nhiệm quản trị và vận hành công tác thao tác văn thư

1. Bộ Nội vụ phụ trách trước nhà nước thực thi quản trị và vận hành nhà nước về công tác thao tác văn thư.

2. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc nhà nước, Ủy ban nhân dân những cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của tớ có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp lý, phát hành và hướng dẫn thực thi những quy định về công tác thao tác văn thư.

b) Kiểm tra việc thực thi những quy định về công tác thao tác văn thư riêng với những cty, tổ chức triển khai thuộc phạm vi quản trị và vận hành; xử lý và xử lý khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lý về công tác thao tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ huy việc nghiên cứu và phân tích, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến và phát triển trong công tác thao tác văn thư.

d) Bố trí kinh phí góp vốn đầu tư để tân tiến hóa phương tiện đi lại, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác thao tác văn thư, quản trị và vận hành và vận hành hiệu suất cao Hệ thống quản trị và vận hành tài liệu điện tử.

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích s quy hoạnh, phương tiện đi lại thao tác phù hợp., bảo vệ giữ gìn bí mật nhà nước, dữ gìn và bảo vệ bảo vệ an toàn và uy tín con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức triển khai.

e) Tổ chức đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng người làm công tác thao tác văn thư; quản trị và vận hành công tác thao tác thi đua, khen thưởng trong công tác thao tác văn thư.

g) Sơ kết, tổng kết về công tác thao tác văn thư trong phạm vi ngành, nghành và địa phương.

Điều 36. Kinh phí cho công tác thao tác văn thư

1. Các cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm sắp xếp kinh phí góp vốn đầu tư cho công tác thao tác văn thư trong dự trù ngân sách nhà nước thường niên. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc sắp xếp kinh phí góp vốn đầu tư được thực thi theo quy định hiện hành.

2. Kinh phí cho công tác thao tác văn thư được sử dụng vào những việc làm

a) Mua sắm, tăng cấp khối mạng lưới hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu tốn phục vụ công tác thao tác văn thư.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ tiên tiến và phát triển trong công tác thao tác văn thư.

d) Các hoạt động và sinh hoạt giải trí khác phục vụ công tác thao tác văn thư.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 37. Hiệu lực thi hành

Nghị định này còn có hiệu lực hiện hành thi hành Tính từ lúc ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng bốn năm 2004 của nhà nước về công tác thao tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng 02 năm 2010 của nhà nước sửa đổi, tương hỗ update một số trong những điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng bốn năm 2004 của nhà nước về công tác thao tác văn thư hết hiệu lực hiện hành từ thời điểm ngày Nghị định này còn có hiệu lực hiện hành pháp lý.

Điều 38. Trách nhiệm thi hành

1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm triển khai thực thi và kiểm tra việc thi hành Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc nhà nước, quản trị Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW, người đứng đầu những doanh nghiệp nhà nước và những tổ chức triển khai, thành viên có tương quan phụ trách thi hành Nghị định này./.

Nơi nhận:– Ban Bí thư Trung ương Đảng;– Thủ tướng, những Phó Thủ tướng nhà nước;– Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc nhà nước;– HĐND, UBND những tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;– Văn phòng Trung ương và những Ban của Đảng;– Văn phòng Tổng Bí thư;– Văn phòng quản trị nước;– Hội đồng Dân tộc và những UB của Quốc hội;– Văn phòng Quốc hội;– Viện kiểm sát nhân dân tối cao;– Tòa án nhân dân tối cao;– Kiểm toán Nhà nước;– Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia;– Ngân hàng Chính sách xã hội;– Ngân hàng Phát triển Việt Nam;– Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;– Cơ quan Trung ương của những đoàn thể;– Các tập đoàn lớn lớn kinh tế, tổng công ty nhà nước;– Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;– VPCP: BTCN, những PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, những Vụ, Cục, cty trực thuộc, Công báo;– Lưu: VT, HC (2).

TM. CHÍNH PHỦTHỦ TƯỚNGNguyễn Xuân Phúc

……………………

Mời những ban cùng tìm hiểu thêm nội dung rõ ràng của tài liệu tại file sau này!


Bạn đang tìm hiểu thêm bài Nghị định 30/2020/NĐ-CP 2022

Với việc Bạn đọc nội dung bài viết Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chi tiết sẽ hỗ trợ ban làm rõ hơn về kiểu cách trò chơi play

tải Game HD Nghị định 30/2020/NĐ-CP Free

Nếu Bạn đang tìm link google drive mega để down Game tài liệu Nghị định 30/2020/NĐ-CP Free mà chưa tồn tại link thì để lại cmt or tham gia Group zalo để được hướng dẫn miễn phí
#Nghị #định #302020NĐCP